artigoProjetos gerenciados de forma intuitiva e não sistemática deparam-se com todo tipo de problemas. Os projetos bem gerenciados, desenvolvidos de acordo com as boas práticas de gerenciamento de projetos também! A diferença entre uma situação e outra está na magnitude dos problemas e das suas conseqüências. Seja como for, a falta ou deficiência de gerenciamento de comunicações é sempre identificada nas pesquisas especializadas como um dos principais causadores de fracasso.

 

 É comum a exclamação diante de uma mal entendido ou inexistência de aviso:  “ problema de comunicação!”. Sente-se que o problema recebeu um carimbo de “atenuado” , ou então que entrou para o rol daqueles com os quais nada se pode fazer ; seriam inerentes á própria vida. Finalmente não causam estranheza ou choque, pois são comuns, freqüentes. 

 

Acontece de tudo: indefinição de comunicação rotineira em freqüência pré-determinada; agentes e clientes de comunicação crítica no projeto não são identificados ou isso é feito de forma deficiente. Em outros casos a comunicação é intencionalmente omitida como estratégia de poder. 

De acordo com o “ Guide to the Project Management Body of Knowledge ( PMI ), o gerenciamento da comunicação em projetos reúne os processos que têm como papel principal a geração, coleta, disseminação , armazenamento e disposição das informações do projeto.     

São quatro os processos recomendados: 

• Planejamento das comunicações
• Distribuição das informações
• Relatório de desempenho
• Gerenciamento das partes interessadas 

PLANEJAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 

Planeja-se para atingir objetivos e estes são criados para estabelecer foco em necessidades de pessoas. Estas pessoas são as partes interessadas no projeto, os “stakeholdres”.  

Quem são as partes interessadas? Quais são seus interesses no projeto?  Quais são suas necessidades de informação? Quem gera essa informação, quando e onde?Qual veículo de comunicação empregar para a distribuição da informação? Como qual freqüência realizar essa “entrega” ? São todas questões a serem respondidas no planejamento.

 Retomando um ponto já citado, a comunicação da informação no projeto  não deve ser empregada como fator de exercício de poder, e menos ainda de “liderança”. Ao contrário deve ser elemento essencial de uma estratégia permanente de transparência nas coisas que envolvem o projeto e seus interessados. 

O planejamento da comunicação gera um Plano de Comunicação do Projeto, onde devem ser reunidos: a comunicação em si, o emissor, o destinatário, a freqüência, e se necessário o veículo da comunicação.

 

 DISTRIBUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES


A distribuição das informações de projetos é simultânea à execução do projeto. Conforme o Guia PMBOK, a distribuição das informações significa colocar à disposição das partes interessadas, no momento oportuno, as informações necessárias. Significa também, é claro, incorporar permanentemente novas demandas de informação. 

Muitas são as formas de distribuição.

 • Ferramentas eletrônicas Cold/ERM; processamento de formulários; gerenciamento de documentos digitais; sistemas de recuperação de informações; aplicativos diversos; vídeo e teleconferência etc;
• Reuniões.
• Apresentações;
• Informativos em meio físico. 

RELATÓRIO DE DESEMPENHO


Uma peça chave do gerenciamento do projeto é o Relatório de Desempenho. Este relatório mobiliza grande volume de informações sobre a situação do escopo, tempo, custos, qualidade, riscos etc. O acesso às fontes de dados por parte dos elaboradores, sejam eles internos (o mais comum) ou externos, deve ser assegurado pelo gerente de comunicação do projeto.

 GERENCIAMENTO DAS PARTES INTERESSADAS


A boa comunicação com as partes interessadas é um fator crítico de sucesso do empreendimento. Esta comunicação já terá sido planejada e inserida no Plano de Comunicação. A questão aqui é mais de natureza estratégica. Manter as partes interessadas permanentemente bem informadas pode ser considerada uma ação preventiva. Um contato permanente e próximo, principalmente através de reuniões, contribuirá para a atualização ou correção da própria informação e para a relação de confiança essencial.

 CONCLUSÃO


Há uma tendência em se ver o responsável pela comunicação como um assistente periférico e meramente complementar no gerenciamento do projeto. Entretanto devemos refletir: a identificação de identidades e requisitos é a alma do projeto, e é um dos temas a serem tratados pelo gerenciamento de comunicação. Assim sendo, a habilidade nesta área de conhecimento deve ser melhor desenvolvida.
Ao final deve ser feita uma ressalva: projetos há de todos os portes. Da mesma forma que as demais áreas do gerenciamento de projetos, é preciso adequar a prática à necessidade. Assim sendo, do exposto deve ficar o conceito, a ser expandido ou não, conforme as reais necessidades do projeto.

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