artigoIntrodução ao Gerenciamento de Projetos
Quando planejar é preciso ...

 Embora pareça não ser importante para o desenvolvimento de um projeto, conhecer e ter sob domínio os conceitos sobre Gerenciamento de Projetos é fundamental. Este documento procura mostrar a importância de se planejar antes de executar um projeto. Conceitos Gerenciamento de Projetos podem, e devem, ser utilizados em qualquer área profissional e não somente em IT (Information Technology).

Autor:Paulo Espindola, PMP, MBA, ITIL

 

 

Introdução
 
Por mais estranho que achemos, ainda continuamos a desenvolver projetos de “forma primitiva”. E o que é que chamo de “forma primitiva” ? Você acha que estamos preocupados com todos os requisitos dos nossos stakeholders ? (você sabe o que são stakeholders (as partes interessadas) ?)  Que elaboramos um plano de risco e qualidade que nos permita avaliar o quão seguro e satisfatório está o nosso projeto ? Que nos preocupamos em comunicar a todos os envolvidos no projeto os resultados obtidos ? Que nos preocupamos em registrar as aprovações dos produtos , atas e documentar o projeto para que possa ser utilizado como referência mais tarde ? Que estamos preocupados em como nossos profissionais alocados ao projeto estarão sendo treinados e quão felizes eles estão em trabalhar nele ?
Ou estamos tão somente preocupados em manter em dia um cronograma de atividades, que normalmente não apresenta os produtos a serem entregues, que não registra milestones (marcos), e , quando isso é importante, não ultrapassar um “orçamento” do projeto ? Você já parou para pensar em como se gerencia e se controla os nossos projetos ? Provavelmente você já se preocupou muito com as duas últimas questões. E será que só isso é suficiente ?  Isso, para mim, é tão somente gerenciar de “forma primitiva”.
Muito se tem avançado no Gerenciamento de Projetos ao longo das duas últimas décadas. E não pense que é utilizando ferramentas “super-poderosas” que se gerencia bem um projeto. A ferramenta não vai fazer nada sozinha se você não estiver alí para alimentá-la. E de forma correta e com dados consistentes. Porque se não for assim, ela vai produzir relatórios incorretos e inconsistentes e você vai dizer que ela não serve para o seu “complexo” projeto e que precisa trocá-la. Quantas o mercado tiver, quantas você irá substituir. Porque o ponto não está em gerenciar com o software A ou B e sim em ter um base gerencial sólida em seus conceitos. Em ter experiência nas práticas de Gerenciamento de Projetos. Da mesma forma que um médico, um engenheiro, um advogado, entre outros, precisam estar sempre por dentro de novas técnicas e leis, o Gerente de Projetos também precisa. Hoje, Gerente de projetos é uma profissão. E precisa ser encarada como tal.     
Assim, além de ser um médico, ou um engenheiro, ou um advogado, você também pode ser um artista e aplicar todos os seus conhecimentos na “arte” de gerenciar projetos. Ser Gerente de Projetos é muito mais complicado do que se possa imaginar ou comparar. Os profissionais acima trabalham em suas áreas específicas e você pode ter a certeza de que existem projetos que podem ser desenvolvidos em todas elas. E é o Gerente de Projetos que precisa estar lá !
Vai chegar o dia em que as universidades não colocarão à disposição apenas cursos de extensão em Gerenciamento de Projetos em seus curriculums. Elas abrirão a carreira de formação em Gerente de Projetos e descobrirão que elas estarão prestando um serviço grandioso na formação de outros profissionais., isto porque Gerência de Projetos é aplicada a qualquer atividade existente na face da Terra.

 

 

Conceitos básicos

 Existem conceitos que devem ser bem entendidos para que você possa saber onde está pisando e com que pressão. O PMBOK – Project Management Body of Knowledge – tem uma grande reunião deles e seria interessante se você pudesse absorvê-los. Eis alguns deles :

  O que é Projeto?

  É um esforço temporário para criar um produto, serviço ou resultado que ainda não foi criado (único).

 

 O que é Gerenciamento de Projetos?

  É a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para tornar possível atingir os requerimentos definidos para o projeto.

 

 O que é Ciclo de Vida do Projeto?

  As empresas costumam dividir seus projetos em diversas fases para melhor controlar seu desenvolvimento. A este conjunto de fases dá-se o nome de “ciclo de vida do projeto” e ele determina o início e término do projeto.

 

 O que é Entrega (deliverable)?

  É um produto do trabalho entregue que é tangível e verificável.

 

 O que é Programa?

  É um grupo de projetos gerenciados em conjunto para atingir um objetivo que não seria possível obter gerenciando-os individualmente.

 

 O que é Processo?

  É uma série de ações que trazem um resultado para o projeto.

 

 O que são Processos de Gerenciamento de Projetos?

  São os processos definidos para descrever, desenvolver e organizar o trabalho do projeto.

 

 O que são Processos Orientados ao Produto?

  São os processos definidos para especificar e criar o produto do projeto.

 

Estes oito conceitos não são os únicos nem tão somente os mais importantes. Mas fazem parte daqueles que devem ser inseridos em sua sólida base de Gerenciamento de Projetos e precisam ser claramente entendidos e comunicados para que você possa construir sua estrutura de forma mais segura.

 

As áreas de conhecimentos 

Conceitos são importantes mas também ter uma base nos conhecimentos de Gerência de Projetos é fundamental. Com base no PMBOK (Project Management Body of Knowledge) desenvolvido pelo PMI – Project Management Institute, existem definidas diversas áreas de conhecimentos que deveriam ser tratadas durante o desenvolvimento de um projeto. São elas : Integração, Escopo, Tempo, Custos, Qualidade, Recursos Humanos, Comunicação, Riscos e Aquisições. Além destas nove áreas de conhecimento, existe um conhecimento que deve ser entendido profundamente para que não haja problemas pessoais e profissionais para o projeto e sua equipe : Responsabilidade profissional. Todo este conjunto deve, de forma integrada, ser gerenciado e controlado a fim de obter o sucesso do projeto.
Das áreas citadas acima, Escopo, Tempo e Custos representam a chamada Restrição Tripla (Triple Constraint) e que hoje, com uma visão mais aprimorada, abre sua abrangência para incluir Riscos, Qualidade e Satisfação do Cliente. É claro que as demais áreas não citadas também são importantes quanto estas, porque sem Comunicação, Responsabilidade Profissional, Recursos Humanos, Aquisições e Integração posso garantir que o sucesso do projeto não acontecerá de forma tranquila.

 

 A estrutura organizacional do projeto

 Um outro ponto importante que merece atenção é a estrutura organizacional definida para trabalhar no projeto. Três grandes estruturas são identificadas : A Funcional, a Matricial e a de Projetos (Projetizada). Em cada uma delas o Gerente Funcional e o Gerente de Projetos possuem particularidades. O ideal é que um sempre apoie ao outro porque o objetivo do projeto e a satisfação do cliente devem estar acima de qualquer interesse não relacionado ao projeto.

 

 O super-herói chamado Gerente de Projetos

 Ser Gerente de Projetos é ser um super-herói. Você é capaz de imaginar o quanto de conceitos, conhecimentos e prática é necessário saber para poder gerenciar bem um projeto ? Listar todas estas habilidades e conhecimentos que seriam imprescindíveis seria injustiça e covardia. E você ainda corre o risco de nunca encontrar alguém que possua todas estas qualificações. Super-heróis existem ?  De qualquer forma, liderança, comunicação, poder de negociação e de solução de conflitos e influência na organização são alguns pontos importantes que os Gerentes de Projeto deveriam dominar porque estão constantemente lidando com eles. 
Por muito tempo projetos foram desenvolvidos com um planejamento superficial, muita execução, pouco controle e, quando finalizado, muito retrabalho. Ao longo dos anos percebeu-se que planejar era fundamental e que reduzia enormemente os custos ocorridos com o retrabalho. Além disso, processos de controle de qualidade e verificação foram aprimorados e inseridos no âmbito do Gerenciamento de Projetos, o que fez contribuir para reduções constantes, quando aplicados, dos custos do projeto. 
Portanto, não é sem motivos que mais de 50% dos processos definidos no PMBOK 2004 fazem referência ao grupo de Planejamento. Super-herói, você pode imaginar o porquê ?


Planejar é preciso

Você imagina desenvolver um projeto, seja ele para que área for, sem um processo previamente definido ? Se sim, você deve ter problemas em cada projeto que gerencia. Você documenta seu projeto para que, além de melhor controlá-lo, ajude-o ou a outro Gerente de Projetos no futuro ? Se não, você certamente reinventa a roda a cada projeto. E perde tempo com isso! Não adianta decorar metodologias, criar templates fantásticos, usar ferramentas de última geração se você não sabe para que serve e quem vai usar e como vai usar. Não gere informação desnecessária, que ninguém vai ler ou usar para tomar uma ação ou decisão com ela. Procure organizar, planejar, estabelecer metas e objetivos realistas para o seu projeto, justifique aquilo que é considerado inviável e que coloca em risco o sucesso do projeto. Justifique, sempre, a sua posição de Gerente de Projetos.
Mas jamais seja omisso. Seja pró-ativo e consciente daquilo que é capaz. E use todo o seu embasamento de Gerente de Projetos para fazer de cada projeto o seu melhor projeto. E a diferença também

 

Considerações Finais

 Falar sobre Gerenciamento de Projetos parece fácil. E é realmente. Aliás, falar sobre qualquer assunto sempre parece fácil. O difícil mesmo é mostrar conhecimentos e, mais difícil ainda, é aplicar estes conhecimentos na vida prática. Com Gerência de Projetos não é diferente. E só quem pode mudar este conceito é você. Gerenciar bem os projetos depende de tantos fatores que só um “super-herói” é capaz de realizá-lo. E para ser este super-herói não precisa ter capa, máscara, cinto de utilidades, carro supersônico ou voar. Basta ter consciência que a realização de um trabalho bem feito começa por saber o que é preciso fazer para entregar o que foi pedido. Planejar sempre. Replanejar. E executar de forma a obter o melhor de todos. E esta base é criada e desenvolvida por você para você.
 

 

 O autor:
Paulo Espindola é Gerente de Projetos, certificado PMP – Project Management Professional – e possui MBA em Gerência de Projetos pela Fundação Getulio Vargas do Rio de Janeiro. É certificado em ITIL Foundations. É membro do PMI – Project  Management Institute e participa como voluntário no chapter Rio de Janeiro do PMI. Trabalha na área de Tecnologia de Informação desde 1983, quando ingressou como programador de computadores.

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